Informace o veřejné zakázce týkající se kopírování, tisku, faxování a skenování

Pro snadnější pochopení této problematiky nabízí radnice souhrnnou informaci, kterou jež dříve poskytla jedné ze zastupitelek na její podnět.

Informace k nadlimitní veřejné zakázce na služby „RÁMCOVÁ SMLOUVA NA POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB PRO KOPÍROVÁNÍ, TISK, FAXOVÁNÍ A SKENOVÁNÍ“.

V podnětu je vytýkáno domnělé diskriminační nastavení zadávacích podmínek, a to prostřednictvím technických kvalifikačních předpokladů. Dále je uvedená veřejná zakázka porovnávaná s obdobnou zakázkou zadávanou Zlínským krajem.

Obecně je třeba upozornit na skutečnost, že zadavatel prostřednictvím technických kvalifikačních předpokladů stanovuje požadavky na osobu dodavatele. Požadavek na splnění minimálních technických kvalifikačních předpokladů má zajistit, že se soutěže o přidělení veřejné zakázky zúčastní pouze ti dodavatelé, kteří jsou ve skutečnosti schopni po stránce technické a materiální tuto zakázku po jejím přidělení též plnit. Okruh technických kvalifikačních požadavků je taxativně stanoven zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, a zadavatel jej tedy nemůže o své vůli rozšiřovat. Na druhou stranu je zcela na úvaze zadavatele, zda a jaké technické kvalifikační předpoklady bude požadovat, a které skutečnosti bude považovat za prokázání technické způsobilosti. Nutno poznamenat, že tyto kvalifikační předpoklady musí být vždy stanoveny přiměřeně k předmětu veřejné zakázky.

Veřejné zakázky zadávané statutárním městem Zlínem a Zlínským krajem jsou sice co se týče povahy předmětu obdobné, pokud se však jedná o rozsah plnění (tedy počty poskytovaných služeb a dodávaných zařízení), jedná se o zakázky neporovnatelné. Zakázka statutárního města Zlín svým rozsahem výrazně převyšuje zakázku zadávanou Zlínským krajem (statutární město Zlín poptává pronájem 211 tiskových zařízení, z toho 123 multifunkcí, kdežto Zlínský kraj poptával 23 multifunkcí). Z tohoto důvodu nemá srovnání požadovaných technických kvalifikačních předpokladů přílišnou vypovídací hodnotu. Zlínský kraj se při zadávání obdobné veřejné zakázky rozhodl jít cestou mírnějšího nastavení technických kvalifikačních předpokladů, což odpovídá menšímu rozsahu poskytovaných služeb, kdežto statutární město Zlín nastavilo, s ohledem na předmět veřejné zakázky, přísnější technické kvalifikační předpoklady, nutno však zdůraznit, že zcela v intencích zákona o veřejných zakázkách.

Ke konkrétním výtkám paní zastupitelky:

1. 1.      Požadavek na jednoho projektového manažera – dle paní zastupitelky tento požadavek nahrává velkým společnostem, které disponují specializovaným projektovým oddělením. S tímto názorem však nelze souhlasit. Zadavatel v zadávací dokumentaci nepožadoval doložení existence projektového oddělení jako takového, požadoval pouhé prokázání, že dodavatel bude disponovat jednou osobou vykonávající, ve vztahu k dané veřejné zakázce, funkci projektového manažera. Tento požadavek pak splní ten dodavatel, který prokáže, že v jeho realizačním týmu je osoba, která má vysokoškolské vzdělání a reálně vykonává funkci projektového manažera (tzn., že reálně koordinuje a řídí zakázky a projekty realizované dodavatelem), aniž by jeho pozice v zaměstnanecké struktuře dodavatele musela být označena jako „projektový manažer“. Je běžnou praxí, že v dodavatelských firmách pracují na pozicích koordinátorů projektů, vedoucích projektů či projektových manažerů vesměs vysokoškolsky vzdělané osoby, přičemž náplň jejich činnosti je shodná, bez ohledu na označení pracovní pozice.

Pokud se týká požadavků na délku praxe a vzdělání tohoto projektového manažera, i tyto jsou s ohledem na rozsah předmětu plnění odůvodněné. Na projektového manažera budou kladeny vysoké nároky, co se týče organizace času a práce a koordinace prací techniků, během výměny tiskových a kopírovacích zařízení v budovách MMZ. Všechny tyto činnosti je nutno provést bez vlivu na plynulý a nenarušený chod úřadu, proto je důležité, aby měla osoba, která bude všechny tyto činnosti řídit, příslušnou praxi a vzdělání.

1. 2.      Rozsah referenčních služeb – dále je zadavateli vytýkán rozsah požadovaných referenčních služeb. Tyto však zadavatel zvolil také s ohledem na rozsah předmětu veřejné zakázky. Podstatou plnění této veřejné zakázky je pronájem tiskových zařízení zadavateli. Jedná je celkem o 211 kusů kopírovacích a tiskových zařízení, která musí mít dodavatel k dispozici a která mu bude zadavatel v průběhu trvání rámcové smlouvy splácet v podobě nájmu. Proto je pro zadavatele nutné si ověřit, že dodavatel je dostatečně technicky a materiálně vybaven, aby byl schopen řádně a včas splnit závazky plynoucí z rámcové smlouvy. Dodavatel, jako obchodní společnost, musí mít dostatečnou finanční rezervu na to, aby mohl jednorázově nakoupit určené množství kopírovacích a tiskových zařízení, a tato pak poskytnout do užívání zadavateli. S ohledem na výše uvedené jsou požadavky zadavatele na referenční služby zcela odůvodněné a přiměřené předmětu plnění veřejné zakázky.

1. 3.      Výše peněžité jistoty – výše peněžité jistoty byla zadavatelem stanovena v souladu s dikcí zákona o veřejných zakázkách, který stanoví, že výš jistoty může být maximálně 2% z předpokládané hodnoty veřejné zakázky, což činí až 588.000,- Kč. Zřízení jistoty má deklarovat a prokazovat skutečný zájem uchazeče o zadání veřejné zakázky a zároveň zajistit plnění povinností uchazeče vyplývajících z jeho účasti v zadávacím řízení.

Jistota tedy plní několik základních funkcí:

• ·        je prostředkem selekce skutečných uchazečů o veřejnou zakázku od uchazečů spekulativních,
• ·        plní funkci specifického zajišťovacího instrumentu, který má vést uchazeče k zodpovědnému plnění jeho povinností vyplývajících z účasti v zadávacím řízení,
• ·        umožnit zadavateli částečnou reparaci případné újmy způsobené mu uchazečem v důsledku porušení těchto povinností.

Jistota tedy slouží také jako ochrana zadavatele před nekalosoutěžními praktikami dodavatelů (zejména tzv. bid rigging, neboli nedovolené dohody uchazečů, které zpravidla vedou k neúměrnému navyšování ceny). Navíc složení peněžité jistoty naznačuje, že je dodavatel dostatečně ekonomicky silný, aby byl schopen pokrýt prvotní investici spojenou s plněním veřejné zakázky (viz předchozí odstavec).

1. 4.      Srovnání se Zlínským krajem – hodnotící kritéria tzv. reakční body – v neposlední řadě je kritizováno nastavení hodnotících kritérií, resp. nezohlednění tzv. reakčních bodů (doba nástupu k odstranění závady, garance doby k odstranění závady či doba dodání náhradního zařízení) v rámci dílčích hodnotících kritérií tak, jak to udělal ve své zakázce Zlínský kraj. V této souvislosti je nutné poznamenat, že postup kraje nelze považovat za příliš šťastný. Zlínský kraj u jednotlivých dílčích hodnotících kritérií nestanovil minimální hodnotu každého dílčího hodnotícího kritéria. Takový postup pak vede k nepřiměřeným hodnotám v jednotlivých dílčích hodnotících kritériích, které nejsou reálně splnitelné, avšak dodavatelům přidávají body v rámci celkového hodnocení. To také vedlo k situaci, kdy vítězný uchazeč v zakázce Zlínského kraje garantuje dobu nástupu k odstranění závady 0,01 hod. tzn. 36 sekund. Je zcela nereálné, aby v takto krátké době dodavatel začal s odstraňováním závady, ačkoliv mu toto kritérium pomohlo k získání veřejné zakázky.

Samozřejmě přichází v úvahu druhý možný přístup, kdy zadavatel omezí hodnotu dílčího hodnotícího kritéria nejen maximální, ale i minimální hodnotou. Tyto případy však vedou k situacím, že všichni uchazeči, v zájmu získání maximálního počtu bodů, podají nabídky na spodní hranici dílčích hodnotících kritérií a tím pádem v rámci takto omezených dílčích hodnotících kritérií vymizí soutěž.

Z výše uvedených důvodů nezvolil zadavatel cestu multikriteriálního hodnocení a podstatné lhůty raději vymezil jako obchodní podmínky v návrhu rámcové smlouvy.

Odbor informatiky a Odbor právní MMZ